Coordonateur ou coordonnatrice de la paie / Payroll Coordinator

Vous souhaitez faire partie d’une équipe qui mise sur l’entrepreneuriat et l’innovation?

Vous vous épanouissez dans un milieu axé sur l’esprit d’entreprise et appréciez le travail en équipe? Vous aimez sortir des sentiers battus et vous cherchez continuellement l’amélioration? Vous adoptez une approche stratégique à l’égard de votre travail? Vous aimez évoluer au sein d’un environnement de travail dynamique et où vos opinions sont valorisées et respectées?

Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires des secteurs privé et sans but lucratif à relever des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de classe mondiale du Canada et d’un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d’enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide ses entreprises partenaires et ses partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiantes et des étudiants et renforce l’écosystème d’innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous attelons à développer la prochaine génération d’innovatrices et d’innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d’affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d’enseignement du Canada et de l’étranger, nous soutenons l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain. 

Pour en savoir plus sur Mitacs et sur nos valeurs, veuillez consulter notre site Web.

Coordonateur ou coordonnatrice de la paie - Sous l’égide de la ou du spécialiste sénior·e de la paie — Finances

Lieu : À distance - Ce poste peut être entièrement à distance ou hybride près des bureaux de Mitacs à Ottawa, Montréal, Toronto ou Vancouver.

DESCRIPTION DU POSTE :

Nous sommes à la recherche d’un·e spécialiste de la paie ayant le souci du détail et une grande capacité d’organisation. Ce poste est responsable de la préparation et du traitement précis et en temps opportun de la paie conformément aux contrats de travail et aux règlements de l’Agence du revenu du Canada (ARC). La candidate ou le candidat retenu participera à la conciliation de la paie, à l’établissement des rapports et à la conformité, tout en assurant une coordination harmonieuse entre la paie et les autres services. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

SALAIRES ET RAPPORTS DE CONFORMITÉ

·       Préparer et traiter des feuilles de paie précises et en temps opportun à l’aide de Ceridian/Dayforce, conformément aux contrats de travail et aux directives de l’ARC.

·       Maintenir l’intégrité de la base de données de la paie, en veillant au respect des procédures établies et des contrôles internes.

·       Aider aux conciliations de fin de mois, de fin de trimestre et de fin d’année, aux documents de travail, aux analyses et aux rapports.

·       Aider à la préparation des déclarations de fin d’année, y compris les T4A, T4, sommaires T4, RL-1, sommaires RL-1 et T2200, selon les besoins.

·       Traiter et résoudre les problèmes liés au personnel et au système de paie, en étroite collaboration avec les ressources humaines.

·       Répondre aux demandes de renseignements et aux requêtes des parties prenantes internes et externes concernant les questions de paie.

·       Préparer et enregistrer les charges de personnel et les allocations dans le système comptable.

·       Aider à la conciliation et à la production de rapports précis et opportuns sur les versements gouvernementaux liés à la paie.

·       Veiller au respect de la législation, des politiques et des procédures de l’organisation.

·       Maintenir un système de paie et de classement comptable organisé et ordonné.

·       Soutenir d’autres tâches ponctuelles et projets liés à la paie, le cas échéant.

AMÉLIORATION DES PROCESSUS

·       Déterminer et évaluer les aspects nécessitant des améliorations de processus et des procédures efficaces tout en garantissant des contrôles internes adéquats pour la surveillance de l’organisation.

·       Documenter les nouveaux processus et les mises à jour.

AUDIT

·       Préparer les documents de travail et les calendriers pertinents pour la fonction de paie.

·       Répondre aux questions et demandes des auditeurs ou auditrices en collaboration avec la ou le spécialiste sénior·e de la paie.

RELATIONS AVEC LES PARTIES PRENANTES :

·       Répondre aux questions et aux demandes d’exception des parties prenantes internes et externes. 

AUTRES :

·       Être à l’aise d’assumer des tâches au-delà des responsabilités professionnelles officielles. 

·       Épauler la ou le spécialiste sénior·e de la paie, Finances dans le cadre de demandes spécifiques au besoin.

EXPÉRIENCE

·       Expérience dans le traitement de la paie, de préférence dans un environnement d’entreprise canadien.

·       Solide connaissance des directives de l’ARC et des réglementations de conformité liées à la paie.

·       Maîtrise des logiciels de paie et de comptabilité, de préférence Ceridian/Dayforce.

·       Certification PCP achevée ou en cours.

·       Excellente attention aux détails et capacité à travailler avec des informations confidentielles.

·       Solides compétences analytiques, organisationnelles et en résolution de problèmes.

·       Capacité à communiquer efficacement et professionnellement avec le personnel et les parties prenantes.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES :

·       Excellentes compétences relationnelles.

·       Esprit d’initiative et capacité à motiver autrui.

·       Solides compétences en communication (à l’écrit comme à l’oral) avec des parties prenantes de tous les niveaux.

·       Aptitude à la réflexion conceptuelle, à la recherche, à l’analyse et à la résolution de problèmes complexes, à l’exercice d’un jugement sûr et à la formulation de recommandations efficaces.

·       Excellentes compétences organisationnelles et capacité à définir des priorités et à respecter les échéances dans un environnement de travail dynamique où le rythme est soutenu et les changements peuvent être rapides.

·       Souci du détail et précision indispensables.

·       Capacité à formuler des recommandations et à communiquer avec la haute direction.

·       Capacité à nouer et entretenir de solides relations de travail entre les équipes.

·       Solide connaissance des pratiques et des technologies actuelles en matière de paie.

·       Minutie et discrétion pour assurer la précision et la confidentialité dans la gestion de renseignements opérationnels et financiers.

·       La connaissance de l’anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle, car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada.

Échelle d’embauche : $50,320 - $56,240

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.

L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.

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Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team?

Do you thrive in an entrepreneurial environment and enjoy working in a team atmosphere? Are you an “outside the box” thinker who strives to implement continuous improvements? Do you take a strategic approach to your work? Do you enjoy working in a fast-paced culture where your opinions are valued and respected?

Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource – its people. 

To get a better understanding of Mitacs and read more about our values please visit our website.

Payroll Coordinator - Reporting to Senior Payroll Specialist - Finance

Location: Remote - This position can be fully remote or hybrid near Mitacs offices in Ottawa, Montreal, Toronto or Vancouver.

POSITION SUMMARY:

We are seeking a detail-oriented and highly organized Payroll Coordinator to join our team. This role is responsible for the accurate and timely preparation and processing of payroll in compliance with employment agreements and Canada Revenue Agency (CRA) regulations. The successful candidate will assist with payroll reconciliation, reporting, and compliance, while ensuring seamless coordination between payroll and other departments.

KEY RESPONSIBILITIES:

PAYROLL & COMPLIANCE REPORTING

·       Prepare and process accurate and timely payrolls using Ceridian/Dayforce in compliance with employment agreements and CRA guidelines.

·       Maintain payroll database integrity, ensuring compliance with established procedures and internal controls.

·       Assist with month-end, quarter-end, and year-end reconciliations, working papers, analysis, and reporting.

·       Support the preparation of year-end reporting, including T4A’s, T4’s, T4 summaries, RL-1’s, RL-1 summaries, and T2200s as required.

·       Address and resolve employee and payroll system issues, working closely with Human Resources.

·       Respond to inquiries and requests from internal and external stakeholders regarding payroll matters.

·       Prepare and record payroll expenses and allocations in the accounting system.

·       Assist with the accurate and timely reconciliation and reporting of payroll-related government remittances.

·       Ensure compliance with relevant legislation, company policies, and procedures.

·       Maintain an organized and orderly payroll and accounting filing system.

·       Support other ad hoc duties and payroll-related projects as required.

PROCESS IMPROVEMENTS

·       Identify and assess areas for process improvements and efficient workflows while ensuring adequate internal controls for company oversight

·       Document new and updated processes

AUDIT

·       Prepare relevant working papers and schedules for the payroll function

·       Field questions and requests from auditors in conjunction with Senior Payroll Specialist

STAKEHOLDER RELATIONS:

·       Respond to queries and exception requests from internal and external stakeholders. 

OTHER:

·       Comfortable in taking on tasks beyond formal job responsibilities. 

·       Support the Senior Payroll Specialist – Finance on ad-hoc requests as needed.

EXPERIENCE 

·       Experience in payroll processing, preferably in a Canadian corporate environment.

·       Strong knowledge of CRA guidelines and payroll-related compliance regulations.

·       Proficiency in payroll and accounting software preferably Ceridian/Dayforce

·       PCP Accreditation complete or in progress

·       Excellent attention to detail and ability to work with confidential information.

·       Strong analytical, problem-solving, and organizational skills.

·       Ability to communicate effectively and professionally with employees and stakeholders.

ESSENTIAL SKILLS

·       Excellent interpersonal skills.

·       Self-motivated with the ability to motivate others.

·       Strong communication skills – both written and oral – with all levels of stakeholders.

·       Ability to think conceptually, conduct research, analyze, and solve complex issues, exercise sound judgment and make effective recommendations.

·       Excellent organizational skills and the ability to prioritize, multi-task and meet deadlines in a fast-paced, rapidly changing, and dynamic work environment.

·       Attention to detail and accuracy are essential.

·       Ability to make recommendations and communicate with senior management.

·       Ability to build and maintain strong cross-functional working relationships.

·       Solid knowledge of current payroll practices and technologies.

·       Maintain accuracy and confidentiality in managing operational and financial information.

·       Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients and stakeholders located across Canada.

Hiring Range: $50,320 - $56,240

Hiring and Salary Range Transparency 

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs: Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.