Back Office (m/w/d) Team Lizenzmanagement

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen ein-schließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting.
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement- Tools.
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen z.B. für die nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlage von Dokumenten zur eigen-händigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung
• Allgemeine Projekttätigkeiten
• Allgemeine organisatorische Aufgaben

Qualifikationsanforderungen:

1. Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
2. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
3. Berufserfahrung in mindestens einem der folgenden Bereiche: Back Office, Büromanagement oder vergleichbares
4. Erfahrung mit den Microsoft Programmen

 

Erfahrungsanforderungen von Vorteil:

1. Idealerweise hat die/der Leiharbeitnehmende bereits in der öffentlichen Verwaltung gearbeitet.
2. Idealerweise verfügt die/der Leiharbeitnehmende über nachfolgende Erfahrungen:
3. Erfahrung in der Erstellung von Protokollen:
   1. Erstellung von Beschlussprotokollen oder Verlaufsprotokollen
   2. Erstellung von Ergebnisprotokollen für direkte Vorgesetzte oder höhere Managementebenen
4. Erfahrung in der Erstellung von Berichten:
   1. Erstellung von Sachstandsberichten, Projektberichten oder Zusammenfassungen
   2. Erstellung von Vermerken oder Entscheidungsvorlagen
5. Erfahrung in der nicht-digitalen Schriftgutverwaltung:
   1. Nicht-digitale Schriftgutverwaltung
   2. mehr als zwei Jahre Erfahrung in der nicht-digitalen Schriftgutverwaltung
6. Erfahrung im Termin-Management:
   1. Termin-Management
   2. mehr als zwei Jahre Erfahrung im Termin-Management
7. Theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Nutzung eines IT-Ticketsystems sind vorteilhaft.
8. Kenntnisse und praktische Erfahrung mit dem USU IT Service Management wären ideal.
9. Grundlegendes Know-how in der Bewirtschaftung eines Team Postfachs in Microsoft Outlook ist wünschenswert. Die Erfahrung muss im beigelegten CV aufgeführt sein.
10. Grundlegende und fortgeschrittene Kenntnisse mit den Programmen Microsoft Outlook / Word / Excel / PowerPoint / One Note sind von Vorteil

Grundlegende Kenntnisse:

• Outlook: E-Mail-Bearbeitung, (Serien-)Terminerstellung und Termin-Umplanung, Raumplanung
• Word: Nutzung existierender Vorlagen, Schriftart, Absatz, Tabellen, Kopf- / Fuß-zeile
• Excel: Schriftart, Ausrichtung, Zellenformatierung, Tabellenformatvorlage
• PowerPoint: Nutzung existierender Vorlagen, Schriftart, Absatz, Textfelder
• One Note: Seiten erstellen, kopieren, verschieben, Notizbuch erstellen

Fortgeschrittene Kenntnisse:

• Outlook: Regelverwaltung, Berechtigungsverwaltung
• Word: Abschnitte, Seitenumbrüche, Inhaltsverzeichnisse, Links, Verweise
• Excel: sVerweis, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung
• PowerPoint: Illustrationen, Animationen
• Die / Der Leiharbeitnehmende verfügt idealerweise über mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Bereich Softwaremanagement / Lizenzmanagement
• Ideal wären Schulungen mit Nachweis in Form von Zertifikaten aus den Bereichen Lizenzmanagement oder Softwaremanagement
• Erfahrung einschl. Prozess- und Aufgabenverständnis zur Leistungserbringung eines IT-Dienstleisters sind vorteilhaft
• Wünschenswert wären praktische Erfahrungen in der Datenpflege, Datenverwaltung, Reporting
• Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten oder ähnlichen Portalen sind ideal