Bilingual Billing Administrator, Accounts Receivable

QUI SOMMES-NOUS?

Certifiée comme Great Place to Work®, Dexterra Group est une entreprise en plein essor, financièrement solide et cotée en bourse (TSX:DXT) avec une présence étendue à travers l'Amérique du Nord. Nous visons à offrir à nos gens plus qu'un simple emploi - nous offrons des opportunités dans une culture qui promeut la stabilité, la diversité et l'inclusion, la camaraderie, la reconnaissance des employés, l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et la possibilité de faire ce que vous aimez. Depuis plus de 75 ans, les entreprises qui ont commencé indépendamment et forment maintenant Dexterra Group se consacrent à servir les clients nord-américains pour créer et gérer des environnements qui jouent un rôle vital dans notre économie et nos communautés locales. Et c'est quelque chose dont nous sommes vraiment fiers. Un travail important, des gens marquants.

WHO ARE WE?

Dexterra Group is a fast-growing, financially strong, publicly listed company (TSX:DXT). We have a far-reaching presence across the entire continent North America with hundreds of full-time and part-time opportunities at any given time. We aim to provide our people with more than just a job – we offer fulfilling opportunities in a culture that promotes stability, diversity and inclusion, camaraderie, employee recognition, work-life balance, and doing what you love. For over 75 years, the companies that began independently, and now form Dexterra Group, have been dedicated to serving North American clients to create and manage built environments that play a vital role in our economy and our local communities. And, that’s something we’re truly proud of. Work That Matters, People Who Care.

QUEL EST LE TRAVAIL?

Sous la responsabilité du Responsable des comptes clients, l’Administrateur de la facturation est responsable de la préparation et du traitement précis et rapide des factures clients. L’Administrateur est responsable du maintien des relations internes avec les clients et de l’utilisation de ces relations pour recommander des améliorations de processus dans les responsabilités quotidiennes.

Tâches et responsabilités:

L’Administrateur de la facturation effectue tout ou partie des tâches suivantes :

• Assurer l’exécution efficace des tâches quotidiennes de facturation des comptes clients.
• Collecter et saisir les commandes, en veillant à ce que les informations soient correctement saisies et complètes.
• Créer des factures précises et opportunes pour tous les travaux effectués par Dexterra.
• Suivre rapidement toute information manquante ou incomplète provenant des opérations ou des clients pour garantir que la facturation puisse être effectuée.
• S’assurer que tous les justificatifs nécessaires sont joints conformément au contrat du client.
• Soumettre les factures selon les exigences du client.
• Communiquer tout problème et recommandations de traitement au Responsable.
• Maintenir un haut niveau de service client.
• Maintenir une documentation précise pour soutenir la facturation et gérer les systèmes de classement.
• Autres tâches comptables ou administratives selon les besoins.

WHAT'S THE JOB?

Reporting to the Accounts Receivable Manager, the Billing Administrator is responsible for accurate and timely preparation and processing of customer invoices.  The Administrator is responsible for maintaining internal customer relationships and utilizing these relationships for recommending process improvements in day-to-day responsibilities.

Duties and Responsibilities:

The Billing Administrator performs some or all the following duties:

• Ensure the daily AR billing duties are executed efficiently.
• Collect and enter orders, ensuring information is accurately entered and complete.
• Create timely and accurate invoices for all work performed by Dexterra.
• Prompt follow-up on any missing or incomplete information from operations or customers to ensure billing can be completed.
• Ensure complete and accurate back-up is attached as required by the Customer’s contract.
• Submit invoices per customer requirements.
• Communicate any issues and processing recommendations to Manager.
• Sustain a high level of customer focus.
• Maintain accurate documentation to support billing and manage filing systems.
• Other accounting or administrative duties as required.

QUI RECHERCHONS-NOUS?

• Plus de 2 ans d’expérience dans une fonction de facturation ou administrative.
• Une formation en comptabilité ou en finance est préférable.
• La maîtrise de l’anglais et du français est requise.
• Expérience de travail avec NetSuite ou d’autres programmes similaires préférée.
• Expérience avec des programmes de soumission de factures tels que Open Invoice, Cortex, Ariba est un atout.
• Compétences interpersonnelles solides et capacité à établir des relations avec les autres, que ce soit en interne avec les ventes et les opérations ou avec les clients externes.
• Maîtrise de la communication commerciale écrite et verbale avec les clients et les clients internes.
• Capacité à identifier et à mettre en œuvre des améliorations de processus affectant les défis commerciaux quotidiens.
• Doit être bien organisé et très attentif aux détails.
• Autonome avec la capacité de travailler sous une supervision minimale.
• Affiche des valeurs éthiques et d’intégrité dans son travail ; responsable et fiable.
• Compétences organisationnelles, de gestion du temps et de prise de décision bien développées.
• Capacité à gérer efficacement des charges de travail fluctuantes et à établir des priorités pour respecter les délais.
• Capacité démontrée à travailler efficacement dans un environnement d’équipe dynamique et rapide.

WHO ARE WE LOOKING FOR?

• 2+ years’ experience in a billing or administrative function.
• Background in Accounting or Finance is preferred.
• Fluency in English and French is a requirement
• Experience working in NetSuite, or other similar programs preferred.
• Experience with invoice submission programs such as Open Invoice, Cortex, Ariba is an Asset.
• Strong interpersonal skills and the ability to build relationships with others, whether internally with sales and operations or with external customers.
• Proficiency in written and verbal business communication with customers and internal clients.
• Capable of identifying and implementing process improvements affecting day-to-day business challenges.
• Must be well organized and be highly detail oriented.
• Self-motivated with the ability to work under minimal supervision.
• Displays ethics and integrity in their work; accountable and dependable.
• Well-developed organizational, time-management and decision-making skills.
• Able to effectively manage fluctuating workloads and set priorities to meet deadlines.
• Demonstrated ability to work effectively in a fast-paced, dynamic team environment.

QU'EST-CE QUE C'EST POUR VOUS ?

• Arrangement de travail à distance !
• Faites partie d’une industrie plus importante que jamais !
• Programme de recommandation d’employés !
• Opportunités d’avancement de carrière.
• Alors que d’autres entreprises réduisent leurs effectifs, nous grandissons !
• Soyez numéro 1 dès le premier jour en rejoignant un leader de l’industrie.

Dexterra Group est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi qui s’engage envers la diversité et l’inclusion. Nous sommes heureux de considérer tous les candidats qualifiés pour un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’origine nationale, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant protégé, le statut autochtone ou tout autre facteur protégé par la loi. Des aménagements liés au handicap sont disponibles sur demande pendant le processus de sélection des candidats.

WHAT’S IN IT FOR YOU?

• Remote working arrangement!
• Be part of an industry that's more important than ever!
• Employee Referral Program!
• Career advancement opportunities.
• Whereas other companies are downsizing, we are growing!
• Be #1 on day 1 by joining an industry leader.

Dexterra Group is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans’ status, Indigenous status, or any other legally protected factors. Disability-related accommodations during the hiring selection process are available upon request.
 

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