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Asistente Administrativa BTL y Producción

Remote:

Full Remote

Contract:

Full time

Experience:

Mid-level (2-5 years)

Work from:

United States

Offer summary

Qualifications:

Technical degree in Administration, Accounting, Finance or related fields., Minimum 3 years of administrative experience., Proficient in Microsoft Office tools., Experience in budget preparation and management., Basic knowledge of applicable taxes and retention..

Key responsabilities:

Create and maintain cost structures for projects.
Monitor expenses and control project budgets.
Collect, review, and organize supplier invoices.
Negotiate with suppliers for proformas and quotes.
Assist in planning and coordinating projects.

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Job description

Your missions

QUIÉNES SOMOS:

Somos una agencia de servicios integrales y un estudio de contenidos que ayuda a las empresas a prosperar a través de la estrategia, la creatividad, los servicios tecnológicos y el talento humano.

OBJETIVO DEL PUESTO:

Estamos en búsqueda de una Asistente Administrativa BTL y Producción altamente organizada, proactiva y con habilidades comprobables en el manejo de procesos de compras y ventas de productos y/o servicios. La persona seleccionada será responsable la organización administrativa de los proyectos BTL y de producción de contenidos. Esto incluye la creación de estructuras de costos, seguimiento de gastos, rendición de facturas, negociaciones con proveedores para obtener los mejores beneficios para la compañía y sus proyectos y la obtención de proformas necesarias para la ejecución de los proyectos, asegurando una eficiente administración y control de los recursos asignados.

DETALLES DEL PUESTO:

Ubicación: Remote – plaza abierta a candidatos basados en Nicaragua
Horario: Lunes a Viernes, 8:00 AM a 6:00 PM
Dominio del idioma:

Español: Nativo
Inglés: No es indispensable, pero un nivel intermedio es un plus.

Disponibilidad inmediata preferible.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

Elaboración de Estructuras de Costos:
- Crear y mantener actualizadas las estructuras de costos para cada proyecto BTL y de producción, asegurando que se ajusten al presupuesto asignado.
- Solicita, recopila y verifica los soportes / facturas correspondientes que respaldan las compras realizadas vs los presupuestos aprobados a proveedores según la ley aplicable.
- Elabora contratos con proveedores garantizando el cumplimiento del servicio y/o productos.
- Elabora contratos con proveedores garantizando el cumplimiento del servicio y/o productos.
Control de Gastos y Presupuestos:
- Monitorear y registrar los gastos de cada proyecto ejecutado.
- Realizar el seguimiento y control de los presupuestos asignados para garantizar una correcta ejecución financiera.
Gestión de Facturación y Rendiciones:
- Recopilar, revisar, procesar y organizar las facturas de los proveedores relacionados con cada proyecto.
- Llevar un registro detallado y organizado de las rendiciones de facturas por proyecto, asegurando que estén completas y correctas basados en ley.
Solicitud y Seguimiento de Proformas:
- Contactar y negociar con proveedores para solicitar proformas y cotizaciones según los requerimientos de cada proyecto.
- Contactar y negociar con proveedores para solicitar proformas y cotizaciones según los requerimientos de cada proyecto.
Apoyo en la Coordinación de Proyectos:
- Asistir en la planificación y coordinación administrativa de los proyectos de BTL y producción.
- Coordinar con otros departamentos para asegurar una correcta integración de las áreas financiera y de producción.
Actualización de Informes Administrativos:
- Preparar y presentar informes periódicos sobre el estado financiero de los proyectos (presupuestos vs ejecuciones).
- Mantener actualizada la base de datos de proveedores y costos.

REQUISITOS Y CUALIFICACIONES:

FORMACIÓN ACADÉMICA

Técnico en Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.

EXPERIENCIA REQUERIDA:

Mínimo 3 años de experiencia en roles administrativos, preferentemente en áreas de BTL, producción o similares.
Conocimiento avanzado en manejo de herramientas de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Experiencia en elaboración y control de presupuestos.
Conocimientos básicos de impuestos y retenciones aplicables a las compras de bienes y servicios.
Experiencia en el manejo y/o negociación con preveedores, clientes, recuperación de cartera o similar.
Manejo de software administrativo o contable (deseable).
Habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
Proactividad y capacidad para resolver problemas.